energydesk · v2026-05 · Vorlage für Verantwortliche

Information für Mitarbeitende zur Verarbeitung personenbezogener Daten

gemäß Art. 13 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG

Stand: Mai 2026

Status: Vorlage. Dieses Dokument ist eine vom Auftragsverarbeiter (Dynkhues GmbH, energydesk) bereitgestellte Vorlage. Der Verantwortliche (Arbeitgeber/Operator) händigt es jedem Mitarbeitenden vor oder bei Beginn der Datenverarbeitung aus — spätestens am ersten Arbeitstag bzw. bei Einführung der Zeiterfassung. Die mit gelb hinterlegten Felder sind durch den Verantwortlichen zu ergänzen.

1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Verantwortlicher (Arbeitgeber)

Firma, Anschrift, Vertretungsberechtigte/r, Telefon, E-Mail

Datenschutzbeauftragte/r

Name, Anschrift, E-Mail des/der bestellten Datenschutzbeauftragten. Falls keine Bestellpflicht besteht (§ 38 BDSG): „Es wurde kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Für datenschutzrechtliche Fragen wenden Sie sich an [Name + Email]."

2. Welche Daten werden verarbeitet und zu welchem Zweck?

Im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet der Verantwortliche personenbezogene Daten von Ihnen über das Software-Portal energydesk (Anbieter: Dynkhues GmbH, Schöneck). Folgende Verarbeitungen finden statt:

Zweck	Datenkategorien	Rechtsgrundlage
Personalverwaltung	Stamm- und Kontaktdaten, Personalnummer, EmploymentType, Cluster-/Stations-Zuordnung	§ 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung Arbeitsverhältnis), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Arbeitszeiterfassung (Beginn, Ende, Pausen)	Stempel-Zeitstempel, Schicht, Korrektur-Begründungen, ggf. GPS-Snapshot bei Clock-In/-Out	§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 16 Abs. 2 ArbZG, BAG 13.09.2022
Schichtplanung, Abwesenheiten, Korrekturen	Planungs- und Genehmigungsdaten	§ 26 Abs. 1 BDSG
Belehrungen, Schulungen, Hygiene-Belehrungen (§ 43 IfSG)	Belehrungs-Bestätigungen mit Signatur, Datum, Gültigkeit	§ 26 Abs. 1 BDSG; bei IfSG: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO + IfSG
Lohnabrechnung und -bereitstellung	Stundenlohn, Sollstunden, Lohnabrechnungs-PDF	§ 26 Abs. 1 BDSG, § 41 EStG, § 147 AO
Arbeitsunfähigkeit	elektronische AU-Bescheinigung (Abruf bei der Krankenkasse); in Sonderfällen AU-PDF	§ 26 Abs. 3 BDSG, § 109 SGB IV (eAU); für Art-9-Daten ergänzend gesetzliche Pflichten
Stationsaufgaben, Checklisten, Tagesabschlüsse	Ausführungsnachweis mit Name, Zeit, ggf. Foto, ggf. Signatur	§ 26 Abs. 1 BDSG; ggf. § 147 AO

3. Empfänger Ihrer Daten

der Verantwortliche (Ihr Arbeitgeber) und durch ihn berechtigte Mitarbeitende (z. B. Stationsleitung, Lohnbuchhaltung);
der Auftragsverarbeiter Dynkhues GmbH (energydesk-Portal) auf Basis eines AVV nach Art. 28 DSGVO;
Sub-Auftragsverarbeiter laut Anlage 2 zum AVV (insbesondere Hetzner Online GmbH als Hoster);
externe Stellen, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder von Ihnen veranlasst: Steuerberater, Lohnbüro, Krankenkasse, Berufsgenossenschaft, Finanzamt, Sozialversicherungsträger — konkret eintragen.

4. Speicherdauer

Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der Erforderlichkeit. Insbesondere:

Rohdaten der Zeiterfassung: 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG);
Lohn- und steuerlich relevante Aggregate: 6 bzw. 10 Jahre (§ 41 EStG, § 147 AO);
Belehrungs-Nachweise: bis zu 3 Jahre nach Austritt;
GPS-Snapshots (sofern aktiviert): 90 Tage, danach Anonymisierung;
Personalakten-Inhalte allgemein: bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder Beweiszwecke dies erfordern.

5. Ihre Rechte

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Sie können erfahren, welche Daten zu Ihnen gespeichert sind.
Berichtigung (Art. 16) — Sie können unrichtige Daten korrigieren lassen.
Löschung (Art. 17) — soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18).
Datenübertragbarkeit (Art. 20) — strukturiertes, gängiges, maschinenlesbares Format.
Widerspruch (Art. 21) gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
Widerruf einmal erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (z. B. Geofence-Einwilligung).
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesdatenschutzbehörde am Sitz des Verantwortlichen, z. B. „Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 31 63, 65021 Wiesbaden".

Für die Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an den Verantwortlichen oder die/den unter Ziff. 1 genannte/n Datenschutzbeauftragte/n.

6. Erforderlichkeit der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufzeichnungspflichten (insbesondere ArbZG, MiLoG, SGB IV, AO) erforderlich. Ohne die Bereitstellung der erforderlichen Daten ist ein Arbeitsverhältnis nicht oder nur eingeschränkt möglich.

7. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Insbesondere werden Schichtfreigaben und Korrektur-Genehmigungen durch Personen (Stationsleitung, Operator) getroffen.

8. Betriebsrat

Falls ein Betriebsrat existiert: Hinweis auf bestehende Betriebsvereinbarung „Zeiterfassung / energydesk" mit Datum.

9. Hinweis auf weiterführende Dokumente

Bestätigung des Erhalts

Ich bestätige, diese Information vor Beginn der Verarbeitung meiner Daten erhalten und gelesen zu haben.

Name: ______________________________

Ort, Datum: __________________________ Unterschrift: __________________________