energydesk · v2026-05 · Vorlage für Verantwortliche

Betriebsvereinbarung „Zeiterfassung und Schichtplanung über energydesk"

gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1, 2, 3, 6 BetrVG

Stand: Mai 2026

Status: Vorlage. Diese Vorlage soll den Abschluss einer Betriebsvereinbarung erleichtern, ersetzt aber keine individuelle Verhandlung mit dem Betriebsrat und keine arbeitsrechtliche Beratung. Sie deckt nur die typischen Mitbestimmungsbereiche im Kontext von energydesk ab.

Präambel

Zwischen Firma, Anschrift — nachfolgend „Arbeitgeber" — und dem Betriebsrat der Firma — nachfolgend „Betriebsrat" — wird folgende Betriebsvereinbarung geschlossen:

§ 1 Geltungsbereich

Diese Vereinbarung gilt für alle Beschäftigten des Arbeitgebers, deren Arbeitszeit über das Software-Portal energydesk (Anbieter: Dynkhues GmbH, Schöneck) erfasst oder deren Schichten dort geplant werden. Auszubildende und Werkstudenten sind eingeschlossen, soweit nicht ausdrücklich anders geregelt.

§ 2 Gegenstand und Zweck

(1) Der Arbeitgeber führt zur Erfüllung seiner Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG 13.09.2022 — 1 ABR 22/21) ein elektronisches System zur Arbeitszeiterfassung und Schichtplanung ein.

(2) Eingesetzt wird das Portal energydesk in seiner jeweils aktuellen Version (siehe /releases). Die technisch-organisatorischen Maßnahmen ergeben sich aus der TOM-Anlage des AVV (tom.html).

§ 3 Erfasste Daten

(1) Erfasst werden:

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit;
Pausen (gestempelt oder pauschal nach Vereinbarung);
Schicht-Zuordnung und Schichttyp (regulär, Urlaub, Krank, Schulung etc.);
Korrekturen mit Begründung;
Bei Aktivierung des optionalen Geofence-Modus: GPS-Snapshot ausschließlich im Moment des Stempelns (siehe § 7).

(2) Nicht erfasst werden insbesondere: kontinuierliche Standortverfolgung, Tastatur-/Maus-Aktivität, biometrische Daten, Kommunikationsinhalte.

§ 4 Rechtsgrundlagen und Speicherdauer

Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie § 3 ArbSchG, § 16 ArbZG, § 17 MiLoG.
Rohdaten der Zeiterfassung werden 2 Jahre aufbewahrt (§ 16 Abs. 2 ArbZG), lohnrelevante Aggregate 6 Jahre (§ 147 AO).
GPS-Snapshots werden nach 90 Tagen automatisch anonymisiert.

§ 5 Verbot der Verhaltens- und Leistungskontrolle

(1) Die im System erfassten Daten dürfen nicht zu Zwecken einer systematischen Verhaltens- oder Leistungskontrolle einzelner Beschäftigter ausgewertet werden.

(2) Auswertungen, die ausschließlich der Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Arbeitszeitgesetz, Sozialversicherung, Lohnsteuer) oder der Lohnabrechnung dienen, sind zulässig.

(3) Bei begründetem Verdacht auf eine schwerwiegende Pflichtverletzung ist eine personenbezogene Auswertung nur im Einvernehmen mit dem Betriebsrat zulässig.

§ 6 Zugriffsrechte

Rolle	Zugriff
Beschäftigte/r selbst	eigene Zeiten, eigene Korrekturen, eigene Belehrungen
Stationsleitung	Zeiten der Beschäftigten der eigenen Station
Operator-Account / Geschäftsleitung	betriebsweite Zeiten zur Lohnabrechnung und Schichtplanung
Betriebsrat	aggregierte Auswertungen zur Kontrolle der Einhaltung dieser BV; einzelfallbezogene Auswertung nur nach § 5 Abs. 3

§ 7 Optionaler Geofence-Modus

(1) Der Arbeitgeber aktiviert den Geofence-Modus nicht / nur als Hinweis (WARN) / verpflichtend (REQUIRED) — Variante wählen.

(2) Bei Aktivierung wird die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter um eine ausdrückliche Einwilligung gebeten (Vorlage template-einwilligung-geofence.html). Verweigerung oder Widerruf führen zur Rückstellung auf ANYWHERE ohne weitere Konsequenzen.

§ 8 Information der Beschäftigten

Vor Inbetriebnahme erhalten alle Beschäftigten die Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO (Vorlage template-mitarbeiterinformation.html) sowie eine Einführung in die Bedienung am Stationstablet.

§ 9 Schulung

Der Arbeitgeber stellt sicher, dass alle Beschäftigten zur Nutzung des Systems geschult werden und ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung) ausüben können. Die Schulung wird in der eAU-Belehrungs-Vorlage von energydesk dokumentiert.

§ 10 Mitbestimmung bei Änderungen

(1) Wesentliche Änderungen des Systems, die mitbestimmungspflichtig sind, werden dem Betriebsrat rechtzeitig vor Einführung zur Zustimmung vorgelegt. Als wesentlich gelten insbesondere die Aktivierung eines Geofence-Modus, die Einführung neuer Auswertungs-Funktionen sowie Änderungen am Berechtigungs-Konzept.

(2) Der Arbeitgeber informiert den Betriebsrat über jede Erhöhung der LEGAL_VERSION des Portals (siehe Vertragsdokumente) sowie über jede Änderung der Sub-Auftragsverarbeiter-Liste (Anlage 2 zum AVV).

§ 11 Sanktionsverbot bei Systemfehlern

Fehler des Systems (z. B. nicht akzeptierte Stempelung wegen GPS- oder Netzwerkproblemen) dürfen nicht zu Lasten der Beschäftigten gehen. In Zweifelsfällen entscheidet die Stationsleitung gemeinsam mit dem/der Beschäftigten; Korrekturen sind unverzüglich vorzunehmen.

§ 12 Inkrafttreten, Laufzeit, Kündigung

(1) Diese Betriebsvereinbarung tritt am TT.MM.JJJJ in Kraft.

(2) Sie kann mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende gekündigt werden. Bis zum Abschluss einer Nachfolgeregelung gilt sie nach.

(3) Die Aktivierung mitbestimmungspflichtiger Module ohne wirksame BV ist unzulässig.

Ort, Datum: __________________________

Für den Arbeitgeber: __________________________ Für den Betriebsrat: __________________________